Обзор проекта как элемент управления проектом

Обзор проекта как элемент управления проектом, от авторов книги – “5 стадий управления проектом, практическое руководство по планированию и реализации Joseph W. Weiss, Ph.D., Bentley CollegeRobert K. Wysocki, Ph.D.,The TMS Group”.

Усилия и ресурсы могут быть потрачены впустую, если не осуществить надлежащего планирования конкретного проекта перед принятием решения о том, реализовывать ли его или нет.

План должен определять ход всех работ, выполняемых в рамках проекта.

Ориентация на достижение поставленной цели.

Без цели проекта, которая определяет и задает направление работ и взаимодействие сотрудников, люди будут топтаться на месте, а ресурсы – бездействовать. Основная цель и частные цели имеют важное значение.

Обзор проекта –  содержит наиболее ценную информацию о проекте, имеющуюся на этой ранней стадии. Этот документ необходим руководству для принятия первоначального решения о том, реализовывать проект или нет. Кроме того, он применяется для других целей:

  1. Источник сведений для других руководителей – успешное управления проектом предполагает информирование заинтересованных лиц.
  2. Ранняя постановка цели проекта и определение направления работ.
  3. Постановка задач, подлежащих выполнению в рамках проекта, и определение его возможностей.

Обзор проекта –   будет выполнять следующие задачи

  • средство для подбора и обучения персонала рабочей группы.
  • средством контроля для сообщения о состоянии работ
  • средством проверки оценки его эффективности в достижении поставленных целей и выполнении поставленных задач.
  • будет определять работы и являться динамичным средством для проведения действий по планированию и внесению изменений.
  • при возникновении конфликтов или вопросов, касающихся будущего направлении работ по проекту, этот документ будет служить в качестве справки.

Краткое описание целей, которые преследует проект, является, первым шагом в подготовке его обзора.

  • Что такое проблема/возможность?

ПРОБЛЕМА – Если есть потребность в проекте, значит есть такая необходимость вызванная проблемами (внешними или внутренними) или ситуацией, которая либо представляет угрозу для организации, либо сулит ей большие выгоды. Может возникнуть необходимость в новых продуктах или услугах, в новых процессах или системах и даже в освоении новых рынков.

ВЫГОДЫ  – которые организация получит от реализации проекта.

О потребность в точном определении выгоды, говорит и работа по управлениями риска на проекте  Тома ДеМарко, Тимоти ЛистераВальсируя с Медведями: управление рисками в проектах по разработке программного обеспечения

12 пункт –  Оцените выгоды с той же точностью, что и затраты.

Постановка задачи должна быть краткой, четкой и точной.

  • Что нужно делать?

Постановка задачи, обоснование необходимости в проекте и описание его возможностей позволяют сформулировать цель проекта. Такая формулировка может быть очень краткой, но точной.

Постановка цели проекта важна:
1. цель четко определяет, что должно быть сделано
2. цель является событием, срок окончания которого можно определить.

Следует также помнить, что цель проекта задает направление работ по его реализации. Цель является стандартным средством разрешения конфликтов и определения ожидаемых результатов.

  • Кто отвечает за проект?

В проекте должен быть – один руководитель проекта.

Всем, кого может затронуть проект, уполномоченный руководитель представляет краткую справку с указанием названия проекта, его цели, руководителя и приблизительных дат начала и окончания проекта.

  • Когда проект должен быть закончен?

Это очень важный вопрос. Он не только позволяет определить приоритеты проекта, но и инициирует операции по планированию и составлению его бюджета.

Существуют два сценария –

  1.  Крайний срок, назначенный без надлежащей оценки проекта /требование заказчика, требование руководства и пр./
  2.   Запланированный и оцененный крайний срок.

О важности сроков, и о том, что срок выполнения проекта может быть основным риском проекта, много написано в работе по управлениями риска на проекте  Тома ДеМарко, Тимоти ЛистераВальсируя с Медведями: управление рисками в проектах по разработке программного обеспечения”.

Примером срока выполнения работ по проекту, без надлежащей оценки, служит проект по созданию – «Системы автоматической обработки багажа ДМА» — узнаваемый символ некомпетентного проекта по разработке программного обеспечения первого признака задержки в начале 1993 года до частичного открытия в 1995 году. В результате неверных сроков времени разработки программного обеспечения и внедрения в новом аэропорту Денвера, открытия аэропорта задержалось на 2 годы, убытки составили несколько миллиардов долларов. О чем пишет Том ДеМарко и Тимоти Листер.

Запланированный и оцененный крайний срок – это когда  руководитель проекта и рабочая группа определяют дату завершения проекта на стадии предварительного планирования.

Цель проекта – каждый проект имеет

  • основную цель
  • несколько частных, вспомогательных целей.

Функции основной цели

  1. Определить конечные результаты в терминах конечных продуктов или услуг.
  2. Служить в качестве источника информации для решения спорных вопросов, касающихся проекта.
  3. Формулировка основной цели должна быть ориентирована на действия, краткой, простой, и как можно более понятной.

Для достижения поставленной цели, необходимо выполнить несколько основных задач проекта.

Это задачи являются частными целями и представляют собой основные компоненты проекта (иногда используется термин “вехи”, что вполне допустимо). Частные цели не являются фактическими рабочими заданиями. Они точнее формулируются, чем основная цель, и также ориентированы на действия.

Для достижения основной цели необходимо реализовать все частные цели.

Можно использовать метод (S.M.A.R.T.), помогающий сформулировать цели проекта:

S. Specific – быть точным при постановке цели.
M. Measurable – установить измеримые показатели состояния работ
A. Assignable – иметь возможность поручить выполнение задания кому-нибудь
R. Realistic – определить, какие задания могут быть реально выполнены в срок и в рамках выделенных ресурсов
T. Time-releated – определить, когда может быть закончена задача, т.е. продолжительность ее выполнения.

Критерии, которые могут определять успешность проекта.

На этой ранней стадии подготовки проекта специальная группа планирования может начать консультации с отдельными сотрудниками или группами, которые примут участие в проекте, для составления предварительного списка критериев успеха, по которым будут оцениваться результаты работы.

Определение необходимых ресурсов для проекта

  • финансовых ресурсы.
  • людские ресурсы.
  • материальные ресурсы.

Риски проекта

/более подробно о рисках, написано в данной статье по управлениями риска на проекте от  Тома ДеМарко, Тимоти ЛистераВальсируя с Медведями: управление рисками в проектах по разработке программного обеспечения”./

Вопросы которые должны быть поставлены, для выявления возможных рисков на проекте

  1. Какие ресурсы необходимы для выполнения этой задачи? Какой риск связан со своевременным получением каждого из этих ресурсов?
  2. Какие проблемы и задержки могут возникнуть при выполнении этой задачи?
  3. Какое влияние окажут задержки на бюджет, а также на общий график работ по проекту и план?
  4. Какие сверхнормативные затраты времени, средств и труда сотрудников потребуются для завершения этого проекта?
  5. Какие предположения можно сделать для устранения последствий задержек, чтобы выполнить данную задачу в срок и в рамках выделенных средств?

Подводя итоге, вместе с авторами книги, можно сказать следующее

Обзор проекта – является одним из главных документов, который формирует предпосылки для успеха всего проекта. На этой стадии, формируются “идея” проект, приходит понимание задач, целей и рисков проекта.

от Janberg